จากรายงานของทั้ง McKinsey และ Accenture ระบุ 84% ของผู้บริหารกล่าวว่า นวัตกรรมถือเป็นองค์ประกอบหลักของยุทธศาสตร์ทางธุรกิจของตนเอง โดยนวัตกรรมดังกล่าวรวมถึงรูปแบบการปฏิบัติงานแบบออฟไลน์อย่าง “การทำงานแบบ Agile” ด้วย แม้ส่วนใหญ่มักจะหมายถึงการใช้เทคโนโลยีใหม่ก็ตาม ซึ่งถ้าคุณกำลังนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในที่ทำงานแล้ว ก็จำเป็นต้องได้รับความช่วยเหลือจากฝ่ายไอทีเช่นกัน
ดังนั้น ทีมงานด้านไอทีจึงมีการพัฒนาขึ้นจากเดิมที่เคยเป็น “เจ้าหน้าที่สำหรับซ่อมบำรุงต่างๆ” มาสู่การเป็นผู้สร้างคุณค่า และผลักดันความสามารถในการทำงานแทน โดยถือเป็นกลุ่มคนที่ทราบถึงวิธีการติดตั้งและจัดการโซลูชั่นที่มีส่วนช่วยให้พวกเราทำงานได้เร็วขึ้น ดีขึ้น และปลอดภัยมากขึ้น
นอกจากนี้แล้ว รูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่นก็ได้ทำให้แนวคิดของ “รูปแบบการปฏิบัติงานสำเร็จรูปที่นำไปใช้ได้ทุกกรณี” ตกยุคไปด้วย ปัจจุบันพนักงานต่างคาดหวังที่จะสามารถทำงานจากระยะไกลผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลายทั้งสิ้น
ข้อดีของการใช้โซลูชั่นสำเร็จรูปแบบ “One Size Fits All” นั้นคือการปรับขนาดระบบ และประสิทธิภาพการทำงาน ถ้าองค์กรของคุณมีบุคลากรประมาณ 10,000 คนพร้อมกับอุปกรณ์ที่บริษัทจัดหาและกำหนดสเปกเองทั้งหมดแล้ว เพียงแค่เรียนรู้วิธีตั้งค่าของเครื่องเดียว ก็จะสามารถทำเป็นคู่มือหรือสอนบอกต่อให้ใช้งานได้ทั้งหมดอย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังคุ้มค่าในการลงทุนจากการซื้อไลเซนส์ของทั้งอุปกรณ์และซอฟต์แวร์เป็นล็อตใหญ่ที่ราคาถูกกว่าปกติได้ด้วย
แต่ถ้าพนักงานในองค์กรกว่า 10,000 คนกลับหันไปใช้อุปกรณ์ของตัวเองแล้ว ย่อมเปลี่ยนเป็นฝันร้ายสำหรับองค์กรทันที แม้คุณจะพยายามจัดการเพื่อตั้งค่าอุปกรณ์ให้กับแต่ละเครื่องและแต่ละผู้ใช้ก็ตาม ความไม่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันนี้ย่อมทำให้การติดตั้งแพ็ตช์หรืออัพเดทนั้นยากลำบากมาก จนเปิดช่องโหว่ให้ธุรกิจของคุณมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่ร้ายแรงได้
ดังนั้น ฝ่ายไอทีจึงมีความท้าทายหลักๆ สองประการ ได้แก่
• ทำอย่างไรถึงจะคาดการณ์อุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้ต้องการได้?
• ทำอย่างไรถึงจะเปิดทางให้แก่การทำงานรูปแบบใหม่ๆ โดยไม่ต้องนั่งปรับแต่งอุปกรณ์แต่ละเครื่องให้พนักงานแต่ละคนด้วยตัวเอง?
การวิเคราะห์และจัดทำเป็นบุคลิกหรือรูปแบบพฤติกรรมที่เป็นตัวแทน หรือ Persona ของผู้ใช้ปลายทางจึงเป็นวิธีที่ใช้รวมกลุ่มผู้ใช้งานเข้าด้วยกันโดยอิงจากความต้องการและลักษณะจำเพาะ ซึ่งการวิจัยและปรับปรุงชุด Persona ของผู้ใช้ปลายทางเป็นประจำนั้นจะทำให้ทีมงานด้านไอทีสามารถจัดการขอบเขตและความซับซ้อนของการใช้งานในสถานที่ปฏิบัติงานสมัยใหม่ได้ โดยไม่ถูกบีบคั้นจากปริมาณงานที่มากเกินไป
อ่านเพิมเติมที่นี่ – https://insights.ricoh.co.uk/simplifying-technology/it-end-user-personas
