มาตรฐานการทำงานของคนในยุคปัจจุบันกำลังเปลี่ยนไป จากตำแหน่งงานที่มีหน้าที่เดียว หรือทำให้กับบริษัทเดียวเป็นเวลานานต่อเนื่องนั้น กำลังจะหายไป และเปลี่ยนมาเป็นการทำงานระยะสั้นกับหลายบริษัท ที่มีลักษณะของงานเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เรียกได้ว่ายุคของ “พนักงานบริษัท” กำลังหมดไป โดยกลายเป็นยุคของ “พนักงานแบบมือปืนรับจ้าง” ในรูปของที่ปรึกษามืออาชีพที่ใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญที่มีอยู่นำเสนอบริการให้แก่ผู้ที่ให้ค่าจ้างมากที่สุด ในระยะเวลาชั่วคราว สำหรับโปรเจ็กต์งานที่จำเพาะ
จากผลการศึกษาประสิทธิภาพการทำงานในสถานที่ปฏิบัติงานที่เรียกว่า ADAPT 2018 ของ Ricoh ครั้งล่าสุดนั้น พบว่าระดับ CIO ในออสเตรเลียกว่า 32% ที่ตอบแบบสอบถาม ระบุว่าทีมงานของตนเองจะอยู่ในรูปของพนักงานแบบสัญญาจ้างหรือ “การจ้างแบบยืดหยุ่น” ภายในปี 2025 ซึ่งสูงขึ้นถึง 23% เมื่อเทียบกับช่วงทศวรรษที่ผ่านมาเมื่ออิงตามข้อมูลผลการศึกษาของสำนักงานสถิติของออสเตรเลียในปี 2016 ที่แสดงให้เห็นว่ามีเพียง 9% ของแรงงานในออสเตรเลียที่อยู่ในรูปพนักงานอิสระเมื่อปี 2015
ยิ่งการที่ผลการศึกษาดังกล่าวไม่ได้แสดงถึงจำนวนพนักงานที่ทำงานประจำเต็มเวลา ยิ่งแสดงให้เห็นว่าพนักงานประจำต่างพยายามมองหาอิสระมากขึ้นจากการทำงานที่ชั่วโมงการทำงานยืดหยุ่น หรือการที่สามารถทำงานจากระยะไกลได้
สถานที่ปฏิบัติงานที่เน้นความคล่องตัว
จากการที่แรงงานจำนวนมากขึ้นพยายามทำให้ตัวเองเป็น “บริการความเชี่ยวชาญในเวลาที่ลูกค้าต้องการ” (Expertise-as-a-Service) หรือต้องการอิสระมากขึ้นนั้น บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องเลือกใช้วิธีที่ปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงได้ดีกว่า คล่องตัวกว่าเดิมในการดำเนินธุรกิจ แค่การเปลี่ยนนโยบายของบริษัทให้เอื้อต่อการเป็น “สถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่น” นั้นไม่เพียงพอ อันที่จริง คุณกำลังจะมุ่งสู่หนทางแห่งขวากหนามถ้าไม่สามารถทำให้นโยบายที่เน้นความเป็น “อิสระ” ควบคู่ไปกับการเปลี่ยนแปลงสำคัญทั้งกับกระบวนการทำงาน, ระบบ, และเครื่องมือที่คุณนำมาใช้เพื่อทำงานให้สำเร็จได้
นี่จึงเป็นความแตกต่างระหว่างการทำงานแบบยืดหยุ่น กับการทำงานแบบคล่องตัวหรือ Agileที่สำคัญที่สุด การทำงานแบบยืดหยุ่นนั้นเป็นเพียงแค่การอนุญาตให้พนักงานทำงานจากสถานที่และเวลาที่ต้องการ แต่การจัดการทำงานแบบเน้นความคล่องตัวจะเป็นการฝังรากลึกลงในทุกสิ่งทุกอย่างที่องค์กรทำ การทำงานแบบ Agile จะเป็นการขยายขอบเขตของการจัดการโปรเจ็กต์แบบคล่องตัว เพื่อนำเอา “ความเร็ว” มาใช้กับการดำเนินธุรกิจในทุกๆ วัน
พื้นฐานของการทำงาน และการจัดการโปรเจ็กต์แบบเน้นความคล่องตัว
หนึ่งในลักษณะสำคัญของสถานที่ทำงานแบบ Agile คือการส่งเสริมและผลักดันให้มีการติดต่อประสานงานแบบต่อหน้า แม้ประเด็นนี้จะค่อนข้างสวนทางกับสิ่งที่ทุกคนทำอยู่ โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังปรับเปลี่ยนบริษัทให้พึ่งพาพนักงานที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องทำงานทางกายภาพเดียวกันเลยก็ตาม แต่ในความเป็นจริงแล้ว เราสามารถนำไปสู่ทั้งความยืดหยุ่นและคล่องตัวได้ไปพร้อมกันเมื่อใช้กระบวนการทำงาน ระบบ และเครื่องมือที่เหมาะสม ด้วยเทคโนโลยีที่ทำให้เชื่อมต่อกันได้ดีขึ้น ให้ได้ทีมงานที่ประสานงานใกล้ชิดมากขึ้น เพื่อให้ความสำคัญในการนำความเชี่ยวชาญของตัวเองมาใช้ในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพ และได้ศักยภาพมากกว่าเดิม
โดยคุณสามารถพิจารณาปัจจัยสำคัญเพื่อสร้างสถานที่ทำงานที่เน้นความคล่องตัวมากขึ้นดังต่อไปนี้:
แพลตฟอร์มบริการคอนเท็นต์:
เมื่อพนักงานและผู้เชี่ยวชาญสามารถประสานงานกันจากทุกสถานที่ ก็จำเป็นต้องมีศูนย์กลางเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยทั้งความรู้ต่างๆ ข้อมูล และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ที่ถูกสร้างให้เข้าถึงได้อย่างสะดวกรวดเร็ว การแบ่งหมวดหมู่ แปลงให้อยู่ในรูปดิจิตอล และจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลานั้น ถือเป็นบันไดก้าวสำคัญที่นำไปสู่ทีมงานที่เน้นความคล่องตัว และทำงานได้จากระยะไกล ในการพัฒนานวัตกรรมและตัดสินใจงานได้อย่างดี
โซลูชั่นการสื่อสารแบบยูนิฟายด์:
โซลูชั่นคอลลาบอเรตสำหรับวิดีโอคุณภาพสูงนั้น ทำให้ทีมงานทุกคนร่วมงานกันได้อย่างง่ายบนทุกอุปกรณ์, เครือข่าย, หรือตำแหน่งที่ตั้ง โดยมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ยน้อยมาก นอกจากนี้การสื่อสารผ่านวิดีโอคุณภาพสูงนั้น ทำให้การทำงานเป็นทีมที่ประสิทธิภาพมักขึ้นกับความสามารถในการประสานงาน ยิ่งทำงานได้ผลดีมากขึ้นไปอีกผ่านเครื่องมือคอลลาบอเรตที่ผสานเข้ากับการประชุมผ่านวิดีโออย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น ระบบกระดานไวท์บอร์ดแบบอินเตอร์แอคทีฟที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้จะเข้ามาช่วยทั้งด้านการพัฒนา การประสานงาน และการเก็บภาพ แบ่งปันความคิดเห็นของทีมได้แบบเรียลไทม์
โฟลว์การทำงาน และกระบวนการแบบอัตโนมัติ:
การขจัดอุปสรรคที่ขวางประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงานจากระยะไกลนั้นถือว่ามีความจำเป็นอย่างยิ่ง คุณสามารถผสานระบบจัดการเอกสารที่แปลงข้อมูลเอกสารและเนื้อหาต่างๆ ให้อยู่ในรูปดิจิตอลและจัดเก็บได้อย่างเป็นระเบียบ พร้อมลงทุนกับโซลูชั่นซอฟต์แวร์ที่รันโฟลว์การทำงานที่ใช้เวลาทำด้วยตัวพนักงานเองเป็นเวลานานให้เป็นแบบอัตโนมัติ หรือเลือกใช้โซลูชั่นงานพิมพ์อัจฉริยะ ที่เปิดให้พนักงานสร้างเอกสารของบริษัทขึ้นได้จากทุกที่ ด้วยเป้าหมายในการทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดภาระงานที่เสียเวลาโดยใช่เหตุ และทำให้สามารถให้ความเห็นหรือจัดการได้ในทันที ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ตำแหน่งไหนบนโลกก็ตาม เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้เวลาได้มากขึ้นกับเนื้อหางานที่คุณจ้างเพื่อใช้ความเชี่ยวชาญของพวกเขาโดยเฉพาะ
ถ้าคุณต้องการปรับปรุงสถานที่ปฏิบัติงานให้มีความคล่องตัวอย่างแท้จริง โดยไม่เพียงแค่หย่อนคำหวานทำนองว่าทำให้สำนักงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นแค่นั้นแล้ว คุณจำเป็นต้องถอยหลังหนึ่งก้าว แล้วย้อนวิเคราะห์ดูว่าจะสามารถผลักดัน หรือปรับปรุงการทำงานของคนในบริษัทให้สามารถตอบโจทย์ของคุณเองได้ดียิ่งขึ้นอย่างไร ซึ่งหลักการนี้ใช้ได้กับทั้งพนักงานที่เป็นแบบสัญญาจ้างหรือ Expertise-as-a-Service และพนักงานประจำของบริษัทคุณเอง
ที่มา : Ricoh
