เลอ เมริเดียน ภูเก็ต บีช รีสอร์ท เป็นโรงแรมระดับห้าดาวที่เป็นที่รู้จักของนักท่องเที่ยวทั้งในและต่างประเทศเป็นอย่างดี ด้วยที่ตั้งอยู่ริมอ่าวที่เงียบสงบบนชายฝั่งตะวันตกเฉียงใต้ของภูเก็ต บนชายหาดยาวเป็นส่วนตัว โดยมีจำนวนห้องกว่า 500 ห้อง พร้อมสรรพด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกด้านกีฬา สันทนาการ และสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการพักผ่อนหย่อนใจ อาทิเช่น สระว่ายน้ำขนาดใหญ่สองสระ สนามไดร์ฟกอล์ฟ สนามเทนนิส ร้านอาหาร และบาร์ต่างๆ เป็นต้น รวมถึงสถานที่ตั้งของรีสอร์ทถือได้ว่าใกล้กับย่านช้อปปิ้งและสถานบันเทิงบนหาดป่าตอง นั่นจึงทำให้ เลอ เมริเดียน เป็นรีสอร์ทที่นิยมมากสำหรับนักท่องเที่ยวที่ต้องการมาพักผ่อน
ด้วยรูปแบบการทำงานของโรงแรมนั้น จำเป็นต้องมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องมากมายในหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นส่วนของหน้าฟร้อนต์ เคาน์เตอร์มินิบาร์ ห้องอาหาร และอื่นๆ ทำให้งานเอกสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมเลอ เมริเดียน และในครั้งนี้เราได้มีโอกาสพบกับคุณ คุณปวีณ ศรีวิโรจน์ ซึ่งดำรงตำแหน่งผู้อำนวยการด้านไอที ของทางเลอ เมริเดียน ภูเก็ต บีช รีสอร์ท เพื่อพูดคุยถึงความสำคัญของงานเอกสารและเทคโนโลยีสำหรับงานพิมพ์ที่ใช้อยู่ภายในโรงแรม
การบริหารจัดการเอกสารที่หลากหลาย
การบริหารจัดการเอกสารของทางโรงแรมเลอ เมริเดียน นั้นจะมีลักษณะพิเศษกล่าวคือ มีการจัดการเอกสารที่หลากหลายทั้งแบบดั้งเดิมที่ต้องการใช้งานการถ่ายเอกสารและพิมพ์งาน ตลอดจนการทำงานเอกสารในลักษณะแบบ Paperless เช่น การสแกนเอกสารแล้วจัดทำเป็นไฟล์ไปไว้ที่สตอเรจหรือส่งอีเมล์โดยตรง
ในอดีตที่ผ่านมานั้น สิ่งที่เป็นปัญหาก็คือจำนวนเครื่องที่มีมากเกินไป และทำงานได้เฉพาะอย่าง เช่น ในกรณีที่ พนักงานต้องการพิมพ์ก็ต้องใช้เครื่องพิมพ์หนึ่งเครื่อง ต้องการถ่ายเอกสารก็ต้องไปถ่ายเอกสารอีกเครื่อง หรือสแกนเอกสารก็ต้องไปสแกนเอกสารอีกเครื่อง ซึ่งทำให้ในแต่ละแผนกหรือแต่ละออฟฟิศจำเป็นต้องมีเครื่องมากมาย และยิ่งที่ โรงแรมเลอ เมริเดียน มีออฟฟิศหลายส่วนด้วยแล้ว ก็เท่ากับเป็นการเพิ่มเครื่องขึ้นไปอีกหลายเท่า ปัญหาที่ตามมาก็คือ เรื่องของคุณภาพของอุปกรณ์นั้นไม่ได้ตามมาตรฐาน ความวุ่นวายในการใช้งานที่แตกต่างกัน รวมถึงเรื่องการบริการที่ยังไม่น่าประทับใจเท่าที่ควร
เลือก RICOH ตอบโจทย์การใช้งาน
คุณปวีณ ได้กล่าวถึงประเด็นที่ตัดสินใจเลือกใช้ผลิตภัณฑ์จากทาง RICOH ด้วยเหตุผลของปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงานจากอุปกรณ์ในอดีตที่ผ่านมา อีกทั้งยังพิจารณาจากเรื่องของชื่อเสียงและความไว้วางใจจากบริษัทแม่อย่างแมริออทที่ใช้งานผลิตภัณฑ์ของ RICOH มาโดยตลอด ก็ทำให้ทางคุณปวีณและ เลอ เมริเดียน ก็ได้หันมาใช้งานผลิตภัณฑ์ของทาง RICOH เช่นเดียวกัน โดยปัจจุบันได้ใช้เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันของ RICOH เข้ามาทดแทนอุปกรณ์เครื่องเดิม และนำไปใช้กับแผนกต่างๆ ของโรงแรม โดยรวมแล้วมีเกือบ 10 แผนก คละรุ่นกันไปตั้งแต่รุ่นเล็กไปจนถึงรุ่นใหญ่ ให้เหมาะกับแผนกและจำนวนคนที่ใช้งาน เป็นต้น
สร้างประโยชน์และให้ความคุ้มค่ามากที่สุด
ผู้อำนวยการไอทีของโรงแรมเลอ เมริเดียน อธิบายต่อไปว่า ทางโรงแรมได้ใช้บริการโซลูชั่นด้านการพิมพ์ของ RICOH ในลักษณะแบบการเช่าใช้ ข้อดีของบริการแบบนี้ก็คือ เรื่องของคุณภาพและการบริการ โดยทางโรงแรมมั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานนั้นใหม่และมีคุณภาพดี อีกทั้งยังง่ายต่อการตัดสินใจในการเพิ่มหรือลดจำนวนเครื่องได้ตามความต้องการ ด้วยข้อดีนี้เองทำให้โรงแรมทำสัญญาการใช้งานมาอย่างต่อเนื่องเป็นระยะเวลายาวนานกว่า 5 ปีแล้ว และยังคงติดตั้งเครื่องพิมพ์ของ RICOH เพิ่มขึ้นอีกด้วย
เขายังเสริมถึงเรื่องของด้านการให้บริการ ที่ถือได้ว่าเป็นบริการที่น่าประทับใจ ทีมงานของทาง RICOH นั้นเข้ามาดูแลและให้บริการอย่างสม่ำเสมอ อีกทั้งยังมีบริการเชิงรุกที่ดี ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนก็คือเรื่องของการส่งหมึกพิมพ์มาล่วงหน้า เพื่อให้ทางโรงแรมใช้งานได้ต่อเนื่องทันที เป็นต้น
คุณปวีณทิ้งท้ายไว้อย่างน่าสนใจ ถึงเรื่องของความคุ้มค่าในการใช้งาน โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวอุปกรณ์เครื่องที่ไม่มีปัญหาในการใช้งาน การบริการและการซัพพอร์ตที่ดี สิ่งเหล่านี้จึงทำให้ RICOH ให้ความรู้สึกที่ดีและเป็นประโยชน์ พร้อมตอบโจทย์ความคุ้มค่าในการใช้งานอย่างแท้จริง
