ผู้บริหารและเหล่าผู้จัดการโครงการทั้งหลายอาจจะคิดว่า ใช้โปรแกรมวางแผนจัดการโปรเจ็กต์ที่มีในท้องตลาดแล้ว จะทำให้การบริหารงานไปถึงฝั่งฝันเป็นไปได้ง่าย แต่โลกแห่งความจริงมันไม่ง่าย “คิดเป้าน่ะง่าย แต่ทำให้ได้เป้านั้นไม่ง่าย” ลองมาดูกลยุทธ์ทั้ง 8 ที่ผู้บริหารไอทีมืออาชีพเค้าใช้กันครับ
- วางแผนจากเป้าย้อนกลับมา เพื่อให้รู้ตัวตลอดว่าอะไรคือเป้า และอะไรที่ต้องทำให้ได้เป้า แล้วทำงานทุกขั้นตอนโดยที่เห็นเป้าของขั้นตอนนั้นๆ อยู่ข้างหน้า ให้เห็นภาพชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนทำไมถึงต้องทำ แล้วจะพาไปยังเป้าหมายสูงสุดได้อย่างไรเสมอ
- กำหนดสิ่งที่จำเป็นสำหรับโครงการนั้นๆ ก่อนลงมือทำเสมอ ระบุเงื่อนไขและสิ่งจำเป็นให้ชัดเจนตั้งแต่แรกสุด โดยเฉพาะตั้งแต่เสนอโครงการกับเจ้านายหรือแม้แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพราะถ้าตกลงกันแล้วแต่มาเปลี่ยนกลางคัน ชะตากรรมคงดูไม่จืดใช่ไหมครับ ยังไม่นับดีเลย์และค่าใช้จ่ายบานอีกด้วย
- คุยกับผู้ที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจนก่อนตั้งเป้า ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการตลาด, ฝ่ายผลิต เป็นต้น เพื่อเข้าใจทุกปัจจัยที่มีผลต่อการไปถึงเป้าหมายของคุณ รวมถึงการร่วมกันตั้งเป้าหมายจะทำให้ได้คำมั่นสัญญา และความรู้สึกการร่วมเป็นเจ้าของของทุกคนด้วย ประเด็นคือ ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องต้องเต็มใจยอมรับเป้าหมายที่คุณตั้ง
- ตั้งเป้าที่เจาะจง วัดผลได้ เป็นเป้าที่วัดได้ด้วยตัวเลขไม่ใช่มโนเอาความรู้สึก และต้องตั้งเป้าที่สามารถทำให้ได้ตามเป้าอย่างมีเหตุผล ไม่นั่งเทียนเขียนเป้า เช่น แทนที่จะเขียนคลุมๆ ว่า “จะลดการออกของพนักงาน” ก็เจาะจงจำนวนพนักงานและระยะเวลาไป ว่าจะต้องลดอย่างน้อย 5 คน ภายใน 6 เดือนข้างหน้า ฯลฯ
- แบ่งเป้าใหญ่ซอยเป็นเป้าเล็กๆ ที่วัดผลได้ง่ายและละเอียด เมื่อแบ่งเป้าใหญ่ที่ดูยากลำบาก ซอยเป็นข้อ 1, 2, 3 ที่เล็กลง ใช้เวลาและทรัพยากรน้อยลงในแต่ละเป้า จะทำให้เห็นความเป็นไปได้มากขึ้น และเมื่อคุณทำแต่ละเป้าย่อยสำเร็จ ก็จะมีแรงบันดาลใจและกำลังใจที่จะทำงานเป้าต่อไปมากกว่า อีกทั้งเป้าย่อย ความเสี่ยงก็ย่อยลงด้วย
- ใช้ซอฟต์แวร์จัดการโปรเจ็กต์ โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการทีมงานขนาดใหญ่ คุณต้องมีตัวช่วยที่คอยตรวจสอบความก้าวหน้าทุกจุด ใช้โปรแกรมที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ อย่างด้านไอทีก็อาทิเช่น JIRA และ Wrike เป็นต้น นอกจากนี้โปรแกรมยังเปิดให้ทีมงานให้ฟีดแบ๊กที่เป็นประโยชน์ รวมทั้งเห็นภาพว่าผลงานของตัวเองมีผลต่อทั้งโปรเจ็กต์อย่างไรบ้าง ยังไม่นับประโยชน์ด้านการประสานงาน และแจ้งเตือนเดดไลน์ เป็นต้น
- ตรวจสอบความคืบหน้าตลอดเวลา และให้ทีมงานทุกคนสามารถเข้าถึงความคืบหน้าเหล่านี้ได้ตลอด ยิ่งเราให้คำตอบฟรือฟีดแบ๊กได้เร็วแค่ไหน ก็ยิ่งทำให้ทีมงานพาโปรเจ็กต์ไปสู่เป้าหมายได้เร็วและดีขึ้นมากเท่านั้น ทั้งนี้อาจจะให้ส่งอีเมล์เช็ค KPI ประจำวัน หรือทำเป็นกระดานที่ทุกคนในทีมสามารถเขียนอัพเดตและคอยช่วยดูงานบางจุดที่คุณอาจมองข้ามไปได้
- อย่าลืมฉลองความสำเร็จของทีม โดยเฉพาะเมื่อทำงานเป้าหมายใหญ่สำเร็จ สิ่งนี้จะทำให้การทำงานสำเร็จหรือการเอาชนะ กลายเป็นอุปนิสัยและทัศนคติของพนักงาน สร้างแนวคิดเชิงบวก รวมทั้งทำให้ทีมงานสามัคคีกัน แข็งแกร่งมากขึ้น
ท้ายสุด มีเคล็ดลับที่จำง่ายในการตั้งเป้าทุกอย่างคือ “SMART” = Specific, Measureable, Attainable, Realistic, Time bound
