Virtual Office หรือ ออฟฟิศจำลอง ในที่นี้หมายถึง สำนักงานที่ไม่ได้ไปเช่าหาสถานที่อยู่เป็นหลักแหล่ง แต่ใช้บริการผ่านเน็ตผ่านคลาวด์ต่างๆ ในการติดต่อประสานงานภายในทีมเพื่อทำธุรกิจ ซึ่งเป็นความฝันของเจนวายเจนแซ่ดที่นอนกลิ้งเกลือกบนชายหาดชิลๆ ก็ทำงานได้เงินสวยๆ ไม่ต้องลงทุนหาอาคารสำนักงานแพงๆ
แต่การที่จะทำให้เวอร์ช่วลออฟฟิศของคุณใช้งานได้จริง และมีอายุยืนยาวคุ้มค่านั้น มีหลายปัจจัยที่เป็นองค์ประกอบ ที่ต้องพิจารณาหรือเลือกใช้บริการอย่างเหมาะสมอยู่ 6 ประการดังต่อไปนี้
1. เน็ตไฮสปีด
แน่นอนว่าในการเอาทรัพยากรการทำงานทุกอย่างขึ้นไปบนโลกออนไลน์ สมาชิกในทีมทุกคนต้องเข้าถึงเน็ตความเร็วสูงได้ โดยเฉพาะงานที่ต้องประสานกันแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นพวกใช้แบนด์วิธกลางๆ อย่างการรับส่งอีเมล์, แชตหรือโทรคุยระหว่างทีมงาน, ไปจนถึงพวกที่ใช้เน็ตหนักหน่วงอย่างวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือหากินบนโลกออนไลน์อีกมากมายที่ถ้าเน็ทมีปัญหาก็เสียโอกาสเป็นแสนเป็นล้านได้ง่ายๆ โดยเฉพาะธุรกิจการค้าแบบ B2C ที่เน้นโซเชียลมีเดียอย่างการไลฟ์ผ่านเฟซหรือไอจี เป็นต้น
2. แอพฯ สำหรับประชุมผ่านเน็ต
ไม่มีบริษัทไหนไม่มีการประชุม ทั้งกับพนักงานหรือแม้แต่กับลูกค้า ในเมื่อเราเลือกจะเผชิญหน้ากันผ่านโลกออนไลน์ การสื่อสารที่เห็นหน้าตาและได้ยินเสียงเสมือนจริงย่อมให้ผลสัมฤทธิ์ที่ดีที่สุด แอพฯ ประชุมทั้งหลายนั้นจะใช้วิธีส่งลิงค์เชิญมาเข้าร่วมห้องประชุมเวอร์ช่วลที่จับภาพผ่านเว็บแคม พร้อมมีกล่องข้อความหรือหน้าต่างแชตไว้พิมพ์หรือส่งข้อมูลอย่างสะดวก
3. ระบบโทรศัพท์เวอร์ช่วล
ก็ในเมื่อใช้เน็ตไฮสปีดแล้ว ก็ควรใช้โทรศัพท์ผ่านออนไลน์ด้วยให้คุ้มค่าที่สุด ซึ่งปัจจุบันบริการอย่างสไกป์ก็สามารถโทรผ่านเน็ตเข้าเบอร์โทรศัพท์ปกติได้ด้วยอัตราค่าใช้บริการที่ถูกมาก แถมยังจัดการคิวการโทรได้อย่างมืออาชีพ ไม่ว่าจะพักสาย, โอนสาย, ตั้งเสียงรอสายตามใจชอบ, บริการฝากข้อความ, หรือแม้แต่ประชุมหลายสายได้อย่างสะดวกมากกว่าโทรศัพท์ของจริงเสียอีก
4. ดร็อปบ็อกซ์
ใช่เลย Dropbox ไม่ใช่บริการฝากไฟล์บนคลาวด์เจ้าอื่น พูดแล้วก็เหมือนโฆษณาแม้จะมีคู่แข่งอย่าง Google Drive หรือ Microsoft SkyDrive ตามมาติดๆ แต่แอพฯ Dropbox ทั้งบนพีซีและโทรศัพท์นั้นมีประสิทธิภาพในการดึงหรือฝากไฟล์สูงและรวดเร็วได้ดังใจ ทั้งนี้การทำงานเป็นทีมนั้น การอัพเดตไฟล์หรือข้อมูลเดียวกันออนไลน์จากทุกที่แบบเรียลไทม์นั้นถือเป็นสวรรค์ของจริง
5. Skype
นอกจากมีบริการในข้อ 3 แล้ว ยังเป็นแอพฯ สื่อสารแบบทางการที่ครบวงจรและแนะนำให้ใช้ในการทำงานแบบมืออาชีพด้วย ปอลิ่ง ต่างชาติโดยเฉพาะยุโรปอเมริกาเขาไม่ได้ใช้ไลน์คุยกันเรื่องงานนะครับ
6. LastPass
แอพฯ จัดการรหัสผ่านที่คล่องตัวที่สุด เหมาะกับผู้ที่ใช้บริการบนเน็ตมากมายหลายเจ้าจนไม่สามารถจดจำรหัสผ่านที่ซับซ้อนขึ้นไปทุกวันๆ ที่บางเว็บต้องใส่อักขระบ้าบอคอแตกตัวเล็กตัวใหญ่ตัวเลขนู้นนี่นั่น (อย่าง เพย์พาล ขอระบาย 555) แอพฯ นี้จะเป็นตัวช่วยชีวิตให้เข้าใช้บริการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
ที่มา : http://techstory.in/tools-for-virtual-office
